Фото 1. freerangestock.com (2).jpg

Что такое roadmap: виды, примеры


В начале нового проекта нет никакой определенности, известен только конечный результат. Как к нему прийти, будет понятно после составления дорожной карты.


Что такое дорожная карта проекта


Дорожная карта проекта – roadmap – это инструмент, с помощью которого можно визуализировать стратегию проекта. Как правило, это графический файл либо документ (обычно в формате Excel), где указаны этапы достижения цели.

В отличие от маркетингового плана, роадмэп не содержит в себе деталей. В ней нет информации о том, какой сотрудник какую задачу выполняет и когда должен закончить.

Дорожная карта – это схематичный рисунок, где крупными мазками обозначен запуск проекта и его окончание, а между ними намечены вехи. Например, в дорожной карте может быть указан пункт «Внедрение новой системы документооборота», но не будет конкретного описания, кто и как это сделает.

Roadmap дает возможность взглянуть на проект в комплексе, окинуть его одним взглядом. Маркетинговый план, в отличие от роадмэпа, – это огромный документ, в него нужно вникать, чтобы понять, что за чем следует. Дорожная карта обычно умещается на одном листе (формат зависит от масштабности проекта), что позволяет видеть ситуацию в комплексе, представлять себе общий вектор развития.


Зачем нужна дорожная карта


Во-первых, она нужна для коммуникаций с заказчиком. Клиент, проект которого разрабатывается, хочет знать, что сейчас происходит, когда он увидит первые результаты и так далее.

Сообщать ему о каждом шаге – это энергозатратно и никому не нужно. Лучше дать доступ к roadmap. Таким образом он будет в курсе происходящего и сможет спланировать свой график так, чтобы после окончания каждого этапа пообщаться с менеджером проекта и более подробно узнать, как продвигается разработка.

Во-вторых, дорожная карта необходима команде, работающей над проектом. Чем он масштабнее, тем больше человек будет задействовано. И не факт, что все они сидят в одном кабинете или даже в одном здании. Часть – или все – могут работать удаленно.

Фото 2. freerangestock.com (1).jpg



Поэтому для них дорожная карта – практически единственный способ спланировать свою работу так, чтобы состыковать сроки с другими участниками проекта.

Поскольку человеческий фактор никто не отменял и дедлайны могут нарушаться, важно своевременно обновлять дорожную карту, помнить, что это живой инструмент. А так как роадмэп меняется, не стоит в начале проекта отправлять ее каждому участнику. Лучше выложить на доступный всем ресурс и дать сотрудникам ссылку. А при возможности – настроить уведомление о внесенных изменениях. Тогда участники будут знать, если что-то требует больше времени или, наоборот, один из этапов завершился раньше.

В-третьих, дорожная карта отлично демонстрирует, как много уже сделано и сколько еще осталось. В стандартном варианте используют цветовую кодировку. Например, желтая ячейка означает, что задача находится в работе. Оранжевая – что для начала этого этапа необходимо полное завершение предыдущего, то есть пока исполнитель в ожидании. Зеленая – что этап выполнен. Красная сигнализирует о проблемах. Например, пропущенный дедлайн.

В случае с красными и оранжевыми ячейками полезно добавить примечания. Чтобы было понятно, по какой причине этап не был завершен в срок (при нарушении дедлайна) и какой конкретно пункт плана требуется выполнить для начала работы над обсуждаемым (при оранжевом цвете).


Классификация дорожных карт


Насколько уникален каждый проект, настолько уникальна и каждая дорожная карта по реализации проекта. Двух одинаковых быть не может. В том числе и потому, что они составляются для разных целей и разными способами.


По целям


В зависимости от того, для чего и для кого создается документ, выделяют шесть видов:


  1. Продуктовая дорожная карта. В ней содержится информация о развитии продукта. Создавать ее начинают, когда компания запускает новый продукт либо вносит существенные изменения в старый. Необходима в первую очередь для сотрудников, чтобы они знали, что им предстоит сделать и в какие сроки. И скоординировали свои действия в соответствии с планом.

    Этот же вариант дорожной карты предлагается для ознакомления заказчику. Если есть необходимость и желание, то заказчик может внести корректировки в роадмэп, согласовав их с менеджером проекта.

  2. Кадровая дорожная карта. Многие организации часть работ отдают на аутсорсинг. Иначе говоря, сторонним предприятиям, которые выполняют предусмотренные договором обязанности. Иногда это дешевле, чем нанимать людей на постоянной основе и самостоятельно их обучать.

    Поскольку занимаются наймом сотрудники HR-службы, которые не всегда в курсе, какие проекты разрабатываются в организации прямо сейчас, для них нужно составить отдельную дорожную карту. И включить в нее информацию о том, какие специалисты, когда и на какой период будут нужны компании. А также какой объем работ они должны выполнять. Благодаря такой roadmap кадровики смогут вовремя обеспечить руководителя проекта необходимыми сотрудниками.

  3. Образовательная. Заговорив об обучении сотрудников, логично упомянуть и соответствующую дорожную карту. Кто занимается адаптацией работников, зависит от организации. Где-то это непосредственный руководитель, где-то выделенный наставник из числа коллег, а в крупных компаниях разработкой образовательных программ занимаются целые отделы.

    Все образовательные мероприятия можно внести в roadmap, чтобы и ответственные за обучение понимали, чему и в какие сроки нужно обучить новичков, и пришедшие сотрудники видели объем ожидающей их информации.

  4. Маркетинговая. В этой дорожной карте содержатся сведения о продвижении продукта. Какие шаги уже предприняты, что будет сделано в ближайшее время, от чего в процессе было решено отказаться.
  5. Клиентская (партнерская) дорожная карта. Цель ее составления – привлечь к сотрудничеству другие компании. Другими словами, она должна показывать, в каком направлении развивается организация, каких целей она планирует достигнуть в будущем и какие перспективы это открывает для партнеров.
  6. Корпоративная roadmap. Наиболее общая. Очень похожа на клиентскую дорожную карту, но предназначена исключительно для внутреннего пользования. Поэтому в ней нет необходимости заострять внимание на выгодах.

    Нужна для того, чтобы сотрудники видели направление развития бизнеса и каждый руководитель отдела знал, что именно входит в его сферу ответственности и чего ждут от его работников. Обычно на базе корпоративной дорожной карты составляется план работ отдела.


По способу составления


Иначе говоря, в зависимости от того, какая методология выбрана в организации для управления проектами. Всего есть два варианта:


  1. Waterfall(«водопад»). Это понятие также известно как каскадная методология. Такая дорожная карта очень проста для понимания, каждый этап следует один за другим. Благодаря этому легко планировать бюджет и сроки выполнения работ.

    Минус в том, что roadmap по методологии waterfall не предусматривает возврата к уже завершенным этапам, а также не предполагает одновременной работы над несколькими из них. Все линейно-последовательно, поэтому изменения внести гораздо сложнее. Например, если первый этап задержится на два дня, то задержится и второй. А если сотрудники не успеют и там и дадут результат на три дня позже, то третий этап начнется с опозданием на пять дней. И вряд ли удастся вернуться к первоначальным срокам.

  2. Agile. Гораздо более гибкая в реализации дорожная карта. Благодаря тому, что над некоторыми задачами работают параллельно, сроки выполнения проекта уменьшаются. Весь цикл, согласно методологии Agile, делится на мелкие отрезки времени (неделя или две), каждый из которых представляет проект в миниатюре, включающий в себя все этапы. Результат каждого цикла – готовый продукт в черновом варианте, которым при желании уже можно начать пользоваться. 

    AdobeStock_251298381.jpeg

    Это позволяет одновременно тестировать продукт на реальных пользователях и продолжать его разработку. Иначе говоря, для корректировок не нужно ждать завершения проекта, методология Agile предусматривает постоянные изменения в roadmap и продукте. Главное, чтобы всё устраивало заказчика и вело к улучшению результата.


Как создать дорожную карту


Создание дорожной карты проекта проходит в пять этапов.


Определение целевой аудитории


Необходимо решить, для кого составляется roadmap. Для сотрудников, заказчика или потенциальных партнеров. В зависимости от решения в нее попадет разная информация.


Определение структуры


Дорожная карта может содержать конкретные сроки закрытия этапов, а может обходиться без них. Если для проекта важны даты, следует их включить. Если планирование осуществляется на долгосрочную перспективу и время завершения отдельных шагов роли не играет, достаточно обозначить конечную дату.


Определение целей и задач проекта


Не нужно углубляться в детали, требуется разработать общее представление о том, в каком направлении двигаться и что для этого нужно предпринять.


Определение стратегии


На основе целей и задач, обозначенных ранее, расставляются приоритеты. Что нужно сделать немедленно, что может подождать. Что необходимо сделать в срок, а где дедлайн можно скорректировать.


Определение способов контроля


Решается, каким образом в дорожной карте будут фиксироваться результаты промежуточных этапов. Одна из функций roadmap – показать прогресс, поэтому очень важно, чтобы процесс контролировался и результаты контроля вносились в роадмэп.


Инструменты для создания roadmap


Самое простое – использовать для создания дорожной карты Excel, PowerPoint или «Google Таблицы». Последний инструмент особенно удобен, поскольку можно дать доступ для просмотра всем участникам проекта, а права для редактирования – только некоторым.

В случаях с первыми двумя программами их либо можно редактировать всем, либо никому, что неудобно.

Если этих сервисов недостаточно (например, табличная форма не удовлетворяет нуждам проекта), можно воспользоваться платными. Они разработаны специально для создания дорожных карт, содержат множество шаблонов. Остается только внести конкретную информацию.

Некоторые из сервисов для создания roadmap:


  • Venngage;
  • Roadmunk;
  • Roadmap Planner;
  • «Aha!»;
  • Productboard.


В каждом из сервисов есть шаблоны дорожных карт для разных проектов, готовую roadmap можно экспортировать в любой момент.

Основной минус подобных сервисов в том, что все они зарубежные, то есть не всегда можно переключиться на русский язык. Из перечисленных выше русскоязычный интерфейс есть только у двух: Venngage и Roadmap Planner. Все остальные на английском.


Примеры дорожных карт


Самый простой пример дорожной карты проекта по методологии Waterfall представлен ниже. Создана в Excel.


Фото 4.png


Из roadmap видно, что весь проект состоит из десяти этапов. Находятся они в следующих статусах:


  • этапы 1–3 завершены в срок;
  • этап 4 завершен с опозданием;
  • этап 5 находится в работе, пока в сроки укладывается;
  • этапы 6–10 в ожидании завершения работ по предыдущим этапам, к ним еще не приступали.


Все этапы после пятого находятся в ожидании, так как по методологии Waterfall каждый следующий шаг начинается только после завершения предыдущего. То есть к седьмому приступят после завершения шестого, а к десятому – после завершения девятого.

К красной ячейке этапа 4 есть примечание с указанием причины задержки: «Внешняя организация не выполнила свои обязательства. Заключен договор с другим контрагентом». Значит, работы этого этапа были отданы на аутсорсинг, но по какой-то причине организация нарушила условия соглашения. На поиск нового исполнителя ушло время, поэтому сроки прошли.

Дорожные карты по методологии Agile выглядят немного по-другому, в них этапы накладываются друг на друга. Но принцип составления тот же самый. Нужно обозначить все этапы, если важно – сроки. В случае задержек их нужно отражать на roadmap.

Пример одной из интересных с точки зрения структуры дорожных карт проекта – схема движения России к цифровой экономике, составленная в 2018 году. Она выглядит как схема московского метро и предусматривает завершение в 2024 году.

DataEconomyMap2020.png


В целом дизайн дорожных карт ничем не ограничен. В зависимости от целевой аудитории и сложности проекта это может быть как обычная временная шкала, похожая на представленный выше образец, так и сложная схема, где, помимо этапов, обозначены причинно-следственные связи между ними.



Сделать будущее бренда — успешным!